一、 案例背景

平安集团是国内一流的金融服务集团，2019《财富》世界500强排名29位。平安集团早在2009年便建成了电子采购管理系统，并形成了较为完备的应用体系和管理机制。系统在运行10年间不断升级改造，但在功能和架构的成熟度、拓展性、应用友好性及先进性方面均已无法满足集团精细化和智能化管理的需求，急需进行重构。

2019年初，易招标凭借在法律、业务、技术上的三重叠加优势和多年来积累的电子采购系统实施经验，在多家竞争者中脱颖而出，成功中标平安集团采购管理系统重构咨询项目，并迅速成立咨询项目组入场实施。

二、 面临的挑战

1. 组织架构庞大、业务复杂，无法满足差异化需求

平安集团组织架构庞大，业务公司众多，原采购系统功能跟不上快速发展的业务需求，未实现全流程采购业务线上化，无法有效满足集采中心和各专业公司对采购管理的差异化需求。

2. 自动化、智能化水平要求高

为更好地支撑集团“金融+科技”的战略立足点，平安集团要求新系统尽可能实现业务流程自动化、决策智能化，为此需要优化各类业务流程，同建立大量的自动化业务规则，并通过数据的充分采集、分析，为各类智能化模型应用奠定基础。

3. 知识转移、协同开发难度大

平安集团旗下的平安科技实力强大，人脸识别技术业内领先，因此承担新系统UE设计与开发工作，这要求咨询团队、开发团队和采购业务团队在项目实施周期中保持充分、深入的沟通，做好知识转移工作，确保各方团队对咨询成果物的理解保持一致，设计成果100%落地。

三、 服务内容

降低成本、防控风险和支持业务发展是平安集团采购管理的三大原则，基于此原则，易招标咨询团队对平安采购管理系统进行了重构。

平安集团采购管理系统重构服务内容及主要成果物

1. 需求调研与系统诊断

咨询团队对集团采管室、采购团队、专业公司等13个群体进行了现场访谈调研，并对审批流设置、采购流程可视化等多个业务管理和系统建设的重要议题开展了专题讨论。根据调研情况，咨询团队对平安现有的采购管理系统进行分析、诊断，发现现有系统存在流程不畅、常规功能缺失、数据不通、使用体验不佳等问题，并针对性地提出了相关解决方案及建议。

2. 平台规划

咨询团队根据需求调研情况及系统诊断结果，对新平台的应用功能、架构等进行了整体规划。以采购流程自动化、采购智能化、采购风控强预警为规划重点，覆盖采购计划、采购申请、采购立项、采购实施、合同磋商与签订、验收与履约、结算付款及归档的采购主流程模块，以及供应商管理、风控管理、轮岗管理、采购绩效管理、投诉建议、商品品类的采购管理功能模块。

平安集团采购管理全景图

为了提高系统自动化、智能化水平，基于“能用数据绝不用人”的原则，咨询团队重新梳理了自动化业务规则，建立系统规则库，贯通多阶段业务数据，建立智能分析模型，新增了供应商智能推荐、供应商智能评估、评审标准智能推荐、围标串标智能预警、投标报价智能分析等智能化应用工具。

3. 需求编制与宣贯

根据平台功能规划情况，咨询团队完成了采购模块管理、供应商库管理、合同管理、电子档案管理、产品库管理、规则库管理等需求规格说明书的编制。同时，协助平安采购团队、供应商管理团队和风控团队梳理及优化采购业务流程，咨询团队成员基于自身丰富的项目经验，提供金融行业先进企业的最佳实践案例作为参考，保证了平安采购管理体系的科学性和先进性。

为了保证咨询成果物能在后续开发中准确执行，咨询团队通过和开发团队讲解需求、指导UE设计的方式，确保UE原型图与需求规格说明书完全一致。

四、 实践成效

1. 业务全流程线上化

重构后的新系统实现了采购全流程电子化及采购管理线上化。从采购申请、计划、立项执行、风险管理、合同签订、验收履约、结算付款到归档都能在线上执行。以风险管理为例，原有模式下，采购风险点共有上百个，采用线下手动记录，人为识别、判断，现在全部转为线上记录，纳入数据库，系统可自动识别和判断风险，避免了人为操作的失误率，提高了采购的整体效率，同时，线上化便于采购数据的采集和整理，有利于更大程度地发挥数据的价值。

2. 系统功能灵活、强大，覆盖多种业务场景

新系统构建了22个功能模块，新增和优化共70个功能点，形成了品类管理、采购流程管理、供应商管理、风控管理、合同履约管理、采购监督管理和绩效管理全过程、多维度管控的业务脉络。系统功能灵活，兼顾集团总部和分子机构等采购组织的不同业务需求，充分考虑各类实际业务场景。以用户权限管理为例，系统支持用户在出差、休假、离职交接等业务情景下的权限转移，支持项目类和待办类权限转移。

3. 实现采购自动化、智能化，采购效率显著提升

实现了以采购流程为主的自动化采购。采购计划合并、采购申请分派、采购方式匹配、合同信息推送商城、供应商绩效评价、供应商出库、采购风险预警、风险事件创建、文件归档移交等流程节点皆实现自动化实施。例如，可基于采购品类实现采购计划自动合并和分员，简单采购项目可根据供应商报价自动推荐中标人，项目结束后电子文档自动归档和移交，释放了人员效能，推动采购工作更加高效、便捷。

打造了以采购数据为核心的智能化采购。全面采集数据，建立智能化分析模型，包括供应商智能推荐、供应商智能评估、评审标准智能推荐、围标串标智能预警、投标报价智能分析等智能化模型，通过大数据分析使得采购过程和结果变得更加合理可信，采购决策更加科学合理，为执行人员赋能，实现采购效益的最大化。

4. 操作流程简单直观，使用体验大幅提升

新系统具备操作步骤简洁、信息聚合展示、操作智能提醒的特点，大幅提升用户的使用体验。采用面板式的全流程项目管理，一个页面纵览项目全环节，根据项目进度触发节点功能，智能引导采购人员操作，减少人员培训成本和人为操作失误风险；可视化项目全流程看板，实现项目流程进展可视化、各节点及阶段耗时可视化。

5. 深入沟通，设计开发无缝对接

协助平台开发实施，帮助系统开发人员理解业务需求，确保了平台在开发实施过程中不走样，保证了业务需求设计与平台建设实施的无缝衔接，大大减少了平台功能反复修改的工作量。