招标代理机构的发展阶段与信息化路径
时间:2012-01-11

一、 招标代理机构的属性:促进交易的中 介组织

招标投标机制是国际公认的市场经济资源配置 的有效手段,目前在市场经济国家的B2B领域中大 量应用。著名经济学家、国务院发展研究中心研究 员吴敬琏教授指出:中介服务是为市场交易提供基 础设施,从而促进交易进行。规范的招标投标行为 有利于交易。《招标投标法》第十三条规定:“招 标代理机构是依法设立、从事招标代理业务并提供 相关服务的社会中介组织。”所以,招标代理机构 就是为市场交易提供基础设施的中介组织中的一种, 它的作用和功能是:受招标人委托,兼顾招标人、 投标人双方的需求,在遵守《招标投标法》及相关 法律法规规章的基础上,通过自身的专业服务,帮 助招标投标交易双方提高交易信息的对称程度,最 终促成交易。

二、 招标代理机构的三个发展阶段

根据客户需求的层次以及自身的专业水平,招 标代理业务的服务按深度可分为三个层次,也是招 标代理机构纵深化发展必经的三个阶段:

1.程序性服务。招标代理机构遵循国际规则、 惯例和中国的法律、法规和规章,严格按规定为客 户提供程序服务,即通常认为的提供流程化操作、 程序性服务,如发布招标公告(资格预审公告)、 发售招标文件(资格预审文件)、组织现场踏勘、 组织标前会、开标、组织评标等。这种服务对于招 标人的价值,主要在于满足内外部监督等方面的需 要。该层次的服务必然导致同质化竞争,故招标代 理服务市场陷入价格竞争的泥潭,招标代理机构靠 打折收费承揽业务也就不足为奇了。

在目前传统的纸质招标方式下,国内绝大部分 招标代理机构业务人员的主要精力便耗费在这些程 序性、流程化的操作工作上。

2.专业型服务。招标代理机构在完成前述程序 性服务的基础上,进入客户的釆购执行流程,为客 户提供个性化的招标服务,包括前期策划、潜在投 标人分析、招标文件(包括技术标书)编制、协助 签订合同、合同履行跟踪、中标人后评估等专业服务。 能够提供这类服务的招标代理机构,对于招标人的 价值相当于一个釆购外包服务提供商。提供该层次 服务的招标代理机构往往会选择有限几个专业或行 业配置相关专业人士深耕细作,积累大量同类项目 的招标文件、投标人信息、投标价格数据和专业操 作经验,提供比一般代理机构、招标人自行招标更 为专业、更深层次的差异化服务。

为客户定制专业服务方案、编制招标文件,这本是招标代理机构存在的理由,也是它们的看家本 领和生命力所在。提供该层次服务的招标代理收费 比提供低层次服务的收费要高许多。

人员往精深方向发展也缺少必要的条件。因此,只 有把业务人员的时间和精力从琐碎的、增值很少的 事务性的工作当中解放出来,并给他们提供足够多的学习

机会和条件,招标代 理机构才有可能实现人力资 本的更快地积累、更好地发 展。

目前国内己有少部分招 标代理机构能够提供第二层 次甚至第三层次的服务了, 它们在发展过程当中就充分。

3.顾问式服务。招标代理机构进入招标人的釆 购管理流程,为客户提供釆购方式策划、招标管控 模式和制度体系梳理等管理咨询顾问服务。该层次 是招标服务的最高境界,像麦肯锡、科尔尼、罗兰 贝格等那样做管理顾问,提供招投标领域的专业管 理咨询。这样的招标代理机构已经成为采购管理顾 问和成本管理专家,帮助招标人优化招标采购的管 理体系。提供该层次服务,不但能增加招标管理咨 询收入,还能绑定招标代理业务。

提供顾问式服务要求招标代理机构不但要精通 招标业务,还要熟悉成本管理、价值链管理、供应 链管理等理论和实务(见上表)。

招标代理服务的上述三个层次,难度逐级递增, 对招标从业人员的要求也逐級提高。这就要发挥人 力资本的作用,也就是发挥知识、技能和经验的作用, 即要充分发挥信息化的作用。

当前国内绝大部分招标代理机构面临两大难题, 致使难以提升服务层次。一是业务人员耗费大量精 力从事程序性、流程化操作工作,没有时间去深入 钻研专业问题。二是没有建立知识管理体系,业务 发挥了信息化的作用。

三、借助现代信息技术提升服务层次和竟争能力

招标代理活动的本质是获取和处理信息,促进 降低交易成本。作为国家信息化专家咨询委员会副 主任吴敬琏先生曾指出:“信息技术的作用主要的 也是处理交易成本,就是降低交易成本、提高交易 的效率”;“交易成本的基本内容是信息成本,而 现代信息通讯技术就是直接处理信息的。它可以改 造各个部门,帮助各行各业降低信息成本,从而提 高整个国民经济的效益。"

计算机处理结构化、规范化、程序化信息不仅 稳定可靠,而且效率很高。招标代理活动当中的许 多环节恰恰是高度结构化、规范化和程序化的。因此, 要降低招标投标的交易成本、提高招标投标的效率, 解决招标代理机构面临的两大难题,实现服务层次 的提升,就得依赖信息技术与招标投标活动紧密结 合,推进实施以电子招标投标为核心的信息化。

笔者原来负责的单位上海宝华国际招标有限公 司,在经营效益以及人力资本的积累和提升等方面 就深深得益于信息化。我们从2003年开始探索招标 业务的信息化建设,逐步将招标业务的各环节实现 电子化,并同步建设办公系统、人力资源管理系统、 财务管理等系统与业务系统对接,到2008年全面实 现各类业务的全流程网上招标投标,招标投标当事 人的相关活动全部可以通过互联网完成。实施信息 化的效果明显,从近四年2300多个全流程网上招标 投标项目的实践来看:招标代理机构通过实施以电 子招投标为核心的信息化获得如下利益:

1.大大提高工作效率,促进服务层次的提升。 原来大量的基础性、程序性工作由计算机系统帮助 完成了,如开标环节原来一般至少需要半小时,现 在只要几分钟即可。招标文件制作、评标、归档、 信息资料査询等环节花费时间也大大缩短。经测算, 实施电子招标投标后,与传统纸质招标相比,每个 招标项目平均节省近60个工时。省下来的时间干什 么呢?可放在市场开发,对业主需求的了解、把握, 对供应商市场的研究,招标文件策划等重要工作上, 即可以腾出精力来开展前述第二层次的专业服务了。

2.大大提高知识共享程度,促进业务水平整体 提升。所有的信息都记录在系统中,均可实时在线 查询。招标投标信息无需再到仓库査找,也不易丢失。 电子招标投标利于隐性知识显性化,也便于知识流 动,促进招标代理机构业务水平的整体提升。

3.招标业务人员全面贯彻管理要求。电子招标 投标与传统的纸质招标在本质上没有区别,原来纸 质招标方式下如何按规范操作的,现在还是按规范 操作。电子招标投标给招标代理机构的管理者增添 了管理手段:对下属的管理要求可通过电子招标投 标系统实现;投标文件要根据招标文件的格式要求 做;前面的工序没完成,后面的工作就不能跳着做, 可有效地减少业务员操作的随意性。

4,增加招标代理机构的利润。由于信息化大大 提高了效率,促进了招标代理业务人员的知识水平 和业务能力的提升,从而提高客户满意度,促进巩 固并提升市场份额。在传统纸质招标方式下,如某 业务员只能滚动做3〜4个招标项目,在电子招投 标方式下就能做5~6个招标项目,给招标代理机

构增加了创收;电子招标投标又能降低招标代理机

构的运作成本:招标投标活动各环节的时间缩短了, 可少支付开标、评标场地的租赁费,少支付或不支 付招标文件印刷费。据统计,平均可降低招标投标 交易成本2.73万元/标段。

5.践行企业社会责任,提升招标代理机构社会 形象。由于电子招标投标可实现招投标活动的全程 无纸化操作,足不出户即可完成招标投标活动,节 约了纸张和能源消耗,减少了树木砍伐、油气开釆 和碳排放,实现了绿色釆购,可为资源节约型、环 境友好型社会建设做出贡献;电子招标投标也提高 了釆购的透明度,增加了各类投标人参与公平竞争 的机会,可为实现社会的更加公平正义做出贡献, 从而进一步提升招标代理机构的社会形象。

总之,现代信息技术能给招标代理机构带来诸 多好处,帮助招标代理机构提升竞争能力;且从国 际国内的实践经验和发展形势来看,电子招标投标 是大势所趋。国际上在电子招标投标方面做得好的 国家、地区和企业已经很多了,世行、亚行贷款项 目釆购指南也明确认可电子招标投标;国内部分地 区和企业也已探索多年,积累了一定的经验。

同时,实施电子招投标的法律环境、社会环境

和技术条件也已比以往改善了许多。我国已颁布实 施的《招标投标法实施条例》明确:“国家鼓励利 用信息网络进行电子招标投标”;国家发展改革委 正在抓紧制定《电子招标投标办法》和相关技术规范, 预计将在近日征求各方意见,在今年年底前联合国 务院有关部门发布实施,将为电子招标投标的健康 发展提供良好的制度环境。计算机和互联网已对人 们的工作和生活习惯带来了深刻的变化,电子商务 已经成为人们司空见惯的事物。市场上已有成熟的 电子招标投标软件及丰富多样的服务模式可供选择, 招标代理机构不用投入成百上千万的资金,只要花 几万块钱甚至免费就可以使用电子招投标交易平台 了,可全面、快速地提升招标代理机构的信息化水平。

因此,各招标代理机构应积极应对信息化的挑 战,对电子招标投标这一核心系统应抱“晚实施不 如早实施”的态度,在市场竞争获取领先优势,至 少在政府监督方式比较先进的机电产品国际招标、 货物国内招标和部分服务招标、不进场(招标投标 有形交易场所)交易的施工招标项目上先行开展电 子招标投标。

四、结论

作为促进交易的中介组织,招标代理机构应当 不断地努力降低交易成本、提升服务层次,为此必 须依靠现代信息技术,牢牢抓住电子招标投标的发 展机遇。可以预见,电子招标投标将给招标代理机 构带来第二次创业和第二轮增长的大好机遇,先行 动者先获益;而对电子招标投标无动于衷的招标代 理机构则会很快面临淘汰。互联网对传真机的冲击, B2C电子商务对传统零售的威胁,便是前车之鉴。

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